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La scelta della location è uno dei primi e più importanti step durante l’organizzazione del matrimonio, dopo aver selezionato accuratamente le location da visitare e fissato i sopralluoghi necessari ( puoi approfondire l’argomento qui COME SCEGLIERE LA LOCATION DEL MATRIMONIO PASSO DOPO PASSO – Event planner & Creator in Lombardia ) ecco quali sono le domande che dovrai fare per compiere la scelta giusta;

1. Qual è la capienza massima della location?

Assicurati che gli spazi dedicati all’evento, sia in piano A che in piano B, possono comodamente ospitare il numero di ospiti che hai previsto di invitare.

2. La location è in esclusiva?

Chiarisci l’esclusività della location, ovvero se quel giorno ospiterà solo il vostro o più eventi eventi oppure se sarà aperta o meno al pubblico.

3. Quali sono i servizi inclusi nel pacchetto?

Chiedi quali sono i servizi offerti, ad esempio servizio catering, decorazioni, addetti alle pulizie ecc. Nel caso sia una vostra esigenza chiedete se è possibile svolgere il rito in loco e se avrà o meno validità legale.

(per maggiori informazioni sul rito di nozze in location leggi NOZZE LETTERALMENTE FUORI DAL COMUNE – Event planner & Creator in Lombardia)

4. Cosa succede in caso di maltempo?

Assicurati che il piano B, sia valido quanto il piano A

5. Qual’è il regolamento interno
Prendi nota delle regole principali, se ci sono restrizioni di orario o limiti per musica e festeggiamenti, informati sugli orari di chiusura o limiti di volume che potrebbero influire sulla durata o l’andamento della festa

6. Ci sono fornitori in esclusiva oppure è possibile sceglierne di esterni?

Spesso non sempre potete scegliere fornitori esterni come ad esempio fioristi, musicisti o service audio luci in quanto le location vincolano o ai propri servizi interni oppure ad una propria lista di fornitori di fiducia, informatevi e valutate nel caso di vincoli se i fornitori proposti fanno al caso vostro.

7. Quali sono le politiche di pagamento e cancellazione?

Informatevi su come potrete bloccare la data, eventuali acconti e saldi, termini e tempistiche di pagamento ma anche su cosa accade in caso di annullamento, cambio data o modifiche sulla giornata.

Vuoi sapere di più su come scegliere la location per il tuo matrimonio? leggi anche

COME SCEGLIERE LA LOCATION DEL MATRIMONIO PASSO DOPO PASSO – Event planner & Creator in Lombardia

MATRIMONIO E SCELTA DEL CATERING: CONSIGLI E SCONSIGLI – Event planner & Creator in Lombardia

Hai ricevuto la tanto attesa proposta ed è tempo di iniziare con i preparativi. Una volta scelto il luogo in cui si celebrerà il rito, lo step successivo sarà scegliere la location in cui si svolgerà il ricevimento e, dato che la scelta, sarà strettamente legata alla disponibilità della struttura, è bene affrettarsi e prenotarla il prima possibile.

Quanto tempo prima prenotare la location?

Il tempo ideale per iniziare a scegliere con cura la location è di 12 / 10 mesi prima, questo vi permetterà di analizzare tutti i pro e i contro e di trovare una soluzione alternativa qual’ora il luogo dei vostri sogni risultasse già prenotato, oppure non corrispondente alle vostre esigenze.

Ebbene si, mettete in conto che spesso, ciò che avete visto sui social e che vi ha fatto innamorare di una location, potrebbe, in fase di approfondimento e sopralluogo, non rispondere a pieno alle vostre esigenze. Armatevi di pazienza e non fate scelte affrettate, i fattori da tenere conto per selezionare al meglio la location del vostro matrimonio, sono tanti e vanno valutati con calma e razionalità.

Prima fase: definite tipologia e luogo del rito del matrimonio

Se l’idea è di un rito religioso, non dovrete far altro che prenotare il luogo della cerimonia ( ad esempio la chiesa ) e selezionare quali sono le location geograficamente più vicine, se state optando invece per un rito civile in loco, la location dovrà essere Casa Comunale, al contrario, valutate la distanza tra location e Municipio oppure ripiegate su un rito simbolico.

Seconda fase: fate una pre selezione basandovi su stile e budget

La scelta della location prevede una fase preliminare che vi permetterà di chiarirvi le idee fin da subito. Durante questa fase dovrete tener conto di due fattori: lo stile e il budget.

Valutare in base a questi due elementi, vi permetterà di fare una prima scrematura e stringere il campo sulle location per cui varrà veramente la pena spendere del tempo per fare un sopralluogo e richiedere un preventivo.

Andare a vedere le location è un grande impegno in termini di tempo ed energie, non sprecatele!

Stile

Lo stile della location deve rispecchiare il vostro gusto e la vostra personalità, la location sarà infatti la scenografia e condizionerà inevitabilmente tutti gli altri elementi che verranno inseriti, quindi se siete amanti della natura evitate ville e castelli, allo stesso modo se vorrete un risultato più principesco evitate agriturismi o location industrial. Non seguite le mode del momento, il ricordo di quel giorno sarà per sempre.

Budget

In fase di pianificazione, è fondamentale non perdere mai di vista il proprio budget, prima di partire, chiedetevi quanto volete spendere per l’intera organizzazione del matrimonio e calcolate che a grandi linee, la location corrisponde a un buon 15% della spesa totale del matrimonio.

Fase tre: continuate la selezione basandovi sugli aspetti tecnici

Una volta definiti, luogo del rito, stile e budget, dovrete tener conto di;

Posizione geografica, ovvero la distanza della location dal luogo della cerimonia e dagli hotel più vicini in caso gli ospiti necessitino di pernottamento.
Capienza in base al numero dei vostri invitati
Struttura, quali spazi possono essere utilizzati ma soprattutto se c’è e qual’è il piano b in caso di maltempo
Accessibilità e logistica, informatevi se è possibile l’accesso in location con le auto oppure ci sono limiti ( ad esempio zone ztl ) o eventuali permessi da richiedere, se ci sono parcheggi, oppure è necessario organizzare un servizio navette.
Esclusività: informatevi se durante il giorno il vostro sarà l’unico matrimonio ad essere celebrato in location, se e quali sono i limiti di spazio e tempo a voi dedicati
Servizi, quali sono i servizi inclusi, ad esempio c’è la ristorazione interna oppure è necessario ricercare un catering esterno. Qual’ora ci fosse la ristorazione interna, prenotate un tasting e valutate se è di vostro gradimento.
Limiti e regole: per quanto tempo vi sarà concesso l’uso della location? fino a che ora è possibile fare musica? ci sono vincoli sui fornitori da poter coinvolgere? essere liberi di scegliere a quali fornitori affidarsi non è scontato, è possibile infatti che la location lavori in esclusiva con il suo team.

Consiglio: scegliete per voi stessi, ma non dimenticatevi mai dei vostri ospiti, se ci tenete che tutti partecipino al grande giorno metteteli in condizioni di poterlo fare, se sapete di avere parenti anziani ad esempio, evitate distanze troppo lunghe oppure percorsi in salita da fare a piedi. Rendere un evento confortevole per gli ospiti è la base dell’ospitalità e contribuirà a creare una bella atmosfera.