Hai ricevuto la tanto attesa proposta ed è tempo di iniziare con i preparativi. Una volta scelto il luogo in cui si celebrerà il rito, lo step successivo sarà scegliere la location in cui si svolgerà il ricevimento e, dato che la scelta, sarà strettamente legata alla disponibilità della struttura, è bene affrettarsi e prenotarla il prima possibile.
Quanto tempo prima prenotare la location?
Il tempo ideale per iniziare a scegliere con cura la location è di 12 / 10 mesi prima, questo vi permetterà di analizzare tutti i pro e i contro e di trovare una soluzione alternativa qual’ora il luogo dei vostri sogni risultasse già prenotato, oppure non corrispondente alle vostre esigenze.
Ebbene si, mettete in conto che spesso, ciò che avete visto sui social e che vi ha fatto innamorare di una location, potrebbe, in fase di approfondimento e sopralluogo, non rispondere a pieno alle vostre esigenze. Armatevi di pazienza e non fate scelte affrettate, i fattori da tenere conto per selezionare al meglio la location del vostro matrimonio, sono tanti e vanno valutati con calma e razionalità.
Prima fase: definite tipologia e luogo del rito del matrimonio
Se l’idea è di un rito religioso, non dovrete far altro che prenotare il luogo della cerimonia ( ad esempio la chiesa ) e selezionare quali sono le location geograficamente più vicine, se state optando invece per un rito civile in loco, la location dovrà essere Casa Comunale, al contrario, valutate la distanza tra location e Municipio oppure ripiegate su un rito simbolico.
Seconda fase: fate una pre selezione basandovi su stile e budget
La scelta della location prevede una fase preliminare che vi permetterà di chiarirvi le idee fin da subito. Durante questa fase dovrete tener conto di due fattori: lo stile e il budget.
Valutare in base a questi due elementi, vi permetterà di fare una prima scrematura e stringere il campo sulle location per cui varrà veramente la pena spendere del tempo per fare un sopralluogo e richiedere un preventivo.
Andare a vedere le location è un grande impegno in termini di tempo ed energie, non sprecatele!
Stile
Lo stile della location deve rispecchiare il vostro gusto e la vostra personalità, la location sarà infatti la scenografia e condizionerà inevitabilmente tutti gli altri elementi che verranno inseriti, quindi se siete amanti della natura evitate ville e castelli, allo stesso modo se vorrete un risultato più principesco evitate agriturismi o location industrial. Non seguite le mode del momento, il ricordo di quel giorno sarà per sempre.
Budget
In fase di pianificazione, è fondamentale non perdere mai di vista il proprio budget, prima di partire, chiedetevi quanto volete spendere per l’intera organizzazione del matrimonio e calcolate che a grandi linee, la location corrisponde a un buon 15% della spesa totale del matrimonio.
Fase tre: continuate la selezione basandovi sugli aspetti tecnici
Una volta definiti, luogo del rito, stile e budget, dovrete tener conto di;
- Posizione geografica, ovvero la distanza della location dal luogo della cerimonia e dagli hotel più vicini in caso gli ospiti necessitino di pernottamento.
- Capienza in base al numero dei vostri invitati
- Struttura, quali spazi possono essere utilizzati ma soprattutto se c’è e qual’è il piano b in caso di maltempo
- Accessibilità e logistica, informatevi se è possibile l’accesso in location con le auto oppure ci sono limiti ( ad esempio zone ztl ) o eventuali permessi da richiedere, se ci sono parcheggi, oppure è necessario organizzare un servizio navette.
- Esclusività: informatevi se durante il giorno il vostro sarà l’unico matrimonio ad essere celebrato in location, se e quali sono i limiti di spazio e tempo a voi dedicati
- Servizi, quali sono i servizi inclusi, ad esempio c’è la ristorazione interna oppure è necessario ricercare un catering esterno. Qual’ora ci fosse la ristorazione interna, prenotate un tasting e valutate se è di vostro gradimento.
- Limiti e regole: per quanto tempo vi sarà concesso l’uso della location? fino a che ora è possibile fare musica? ci sono vincoli sui fornitori da poter coinvolgere? essere liberi di scegliere a quali fornitori affidarsi non è scontato, è possibile infatti che la location lavori in esclusiva con il suo team.
Consiglio: scegliete per voi stessi, ma non dimenticatevi mai dei vostri ospiti, se ci tenete che tutti partecipino al grande giorno metteteli in condizioni di poterlo fare, se sapete di avere parenti anziani ad esempio, evitate distanze troppo lunghe oppure percorsi in salita da fare a piedi. Rendere un evento confortevole per gli ospiti è la base dell’ospitalità e contribuirà a creare una bella atmosfera.
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